Le gouvernement facilite la tenue des assemblées à distance
C’est par une ordonnance en date du 2 décembre 2020 que le gouvernement a prorogé les règles régissant le vote à distance des associés dans le cadre du confinement. Ces dernières, dont la date limite était atteinte au 30 novembre 2020, se voient donc prorogées jusqu’au 1er avril 2021. Les gérants peuvent ainsi convoquer leur assemblée de deux manières :
- Dans le cadre d’un vote par correspondance
- Dans le cadre d’un vote par visioconférence ou conférence téléphonique.
Le cas du vote par correspondance
Afin d’éviter les rapprochements et les cas contacts, il est permis aux associés de voter par correspondance dans le cadre de l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels, à la condition qu’à la date de l’assemblée une mesure administrative limite les déplacements permettant de se rendre sur le lieux du vote.
Pour ce faire, le gérant doit veiller à transmettre à chacun des associés l’ensemble des documents classiques régissant les assemblées générales, ainsi que les projets de résolution au moins 15 jours à l’avance. Les règles de quorum prévues par les statuts doivent être respectées, et le vote ne doit pas être sujet à interprétation, être conditionnel ou équivoque.
Le cas de la visioconférence ou conférence téléphonique
L’ordonnance prévoit également la possibilité, sous certaines conditions, de réaliser les assemblées générales ordinaires annuelles par visioconférence ou conférence téléphonique. Dans ce cadre, qui est normalement prohibé en tant normal, chaque associé doit être présent du début à la fin de l’assemblée et être parfaitement identifiable à tout moment. Les autres conditions sont strictement identiques au vote classique en présentiel : convocation, rapport de gérance, rapport sur les conventions réglementées s’il y a lieu… Le gérant de la société dressera en fonction des votes le procès-verbal d’assemblée générale comportant l’affectation du résultat.
En cas de doute ou pour organiser au mieux votre assemblée générale, n’hésitez pas à contacter votre expert-comptable qui pourra vous conseiller conformément au droit positif en vigueur.
