Remboursement des frais professionnels
Les frais professionnels engagés au titre de votre activité doivent être justifiés, en lien avec cette dernière et dans son intérêt ! Votre statut de gérant majoritaire ou égalitaire assimilé salarié apporte néanmoins des différences en la matière. Voici quelques explications.
Remboursement des frais professionnels : quelles dépenses sont concernées ?
Lorsque vous engagez des dépenses nécessaires à la bonne marche de votre entreprise, vous pouvez bénéficier du remboursement des frais professionnels.
Ainsi, un repas d’affaires avec un client ou un fournisseur est remboursable. Par contre, les frais de repas quotidien des gérants ne le sont pas toujours. Rapprochez-vous de votre expert-comptable, il saura vous préciser ce qui l’est ou ne l’est pas.
Les cadeaux offerts à des clients, des apporteurs d’affaires peuvent être remboursables, mais ils doivent être réalisés dans l’intérêt de l’entreprise.
Les frais de déplacement tels que billets de train, notes d’hôtel, frais d’autoroute, de parking et indemnités kilométriques sont considérés comme des frais professionnels. Là encore, il faut apporter la preuve d’un rendez-vous en lien avec l’entreprise.
Les frais professionnels, sont-ils imposables ?
Les frais ne sont pas imposables s’ils sont remboursés au réel, sur présentation d’une preuve de dépense. Il est donc essentiel de garder les factures et tickets de caisse de tous vos frais en lien avec votre métier. Par contre, si vos remboursements de frais sont calculés sur une base forfaitaire, ils sont considérés comme un élément de rémunération. Ils deviennent, de fait, imposables.
Remboursement des frais professionnels du gérant majoritaire
Un gérant majoritaire de SARL, EURL, SAS, SASU, SA, SCA ou société civile peut déduire ses frais professionnels réels et justifiés s’il choisit l’option pour le régime des frais réels. À défaut, une déduction forfaitaire de 10 % est appliquée sur le revenu net.
S’il choisit l’option du régime des frais réel, il doit garder la preuve de tous ses frais et les rapprocher de son agenda professionnel précisant ces divers rendez-vous et déplacements. Des contrôles sont parfois réalisés.
Remboursement des frais professionnels du gérant égalitaire
Suite à une mise à jour du Bulletin officiel de la Sécurité sociale, il est précisé que les gérants égalitaires de SARL et de SELARL, lorsqu’ils sont assimilés salariés peuvent se faire rembourser en franchise de cotisations sociales. Pour cela, il faut que les frais engagés le soient dans l’intérêt de l’entreprise, qu’ils soient remboursés à leur valeur réelle et qu’il y ait des justificatifs, à communiquer sur demande.
Si vous êtes gérant égalitaire d’une autre forme de société, votre expert-comptable peut vous renseigner à ce sujet, n’hésitez pas à le contacter.
Si le gérant égalitaire ou minoritaire utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, il peut déduire ces frais sur la base des indemnités forfaitaires kilométriques dans le respect des prérogatives publiées par l’administration fiscale.
Nous vous invitons à évoquer le remboursement de vos frais professionnels avec votre expert-comptable et son équipe. En fonction de votre statut juridique et fiscal, ils sont en mesure de vous indiquer précisément quels sont les frais qui peuvent être remboursés en tant que tel. Il est préférable de partir sur des bases certaines avant d’engager des frais !
