Convocation assemblée annuelle : des mesures d’assouplissement jusqu’au 31 juillet

Convocation assemblée annuelle : des mesures d’assouplissement jusqu’au 31 juillet

Normalement, toutes les entreprises qui ont clôturé leur exercice la fin de l’année 2019 sont dans l’obligation de convoquer une assemblée annuelle, et ce, dans quelques semaines. Toutefois, à cause du contexte sanitaire qui prévaut actuellement, des mesures d’assouplissement ont été prises.

Ajournement des délais pour organiser l’assemblée annuelle

Pour rappel, les gérants d’une SARL (société à responsabilité limitée) sont tenus de soumettre à l’assemblée annuelle les « comptes annuels » de leur entreprise. Enfreindre cette réglementation peut entraîner des sanctions pénales. Il s’agit, par exemple, d’une « amende personnelle » s’élevant à 9 000 €.

La convocation des associés à une assemblée générale constitue alors une nécessité. Cet évènement se tient en principe dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice de la société. Normalement, ce délai doit être respecté.

À cause de la pandémie de coronavirus, ce délai a été prolongé de 3 mois. De ce fait, les entreprises ayant clôturé leur exercice le 31 décembre dernier doivent organiser cette assemblée au plus tard le 30 septembre prochain. Il faut rappeler que vous ne pourrez procéder à une distribution de dividende de l’exercice concerné qu’une fois que l’assemblée a eu lieu.

Vote des associés par consultation écrite ou par visioconférence ou par conférence téléphonique

En outre, il existe d’autres mesures d’assouplissements qui s’inscrivent dans ce contexte de crise sanitaire. Toutefois, ces facilités ne sont applicables que jusqu’au 31 juillet. De ce fait, si vous désirez en bénéficier, il faut se hâter.

La possibilité pour les associés de prendre une décision via une consultation écrite est inscrite dans les statuts d’une SARL. Mais elle n’est pas applicable aux choix à faire durant une assemblée annuelle, surtout ceux qui sont liés à l’approbation des comptes annuels.

En outre, les gérants de ce type de société peuvent consulter les associés sur les comptes de l’exercice, et ce, par correspondance. Cependant, afin de bénéficier de cette facilité, il est nécessaire de respecter certaines conditions. Cette mesure concerne uniquement les assemblées prévues jusqu’au 31 juillet prochain. En outre, il est nécessaire d’adresser aux associés les mêmes documents que ceux qui sont à fournir durant une assemblée physique. Les mêmes règles de quorum et de majorité qui s’appliquent lors d’une assemblée classique s’appliquent encore. Pour ce qui est de l’émission de leur vote, les associés bénéficient d’un délai minimal de 15 jours après la réception des projets de résolution. Il est exigé que le vote en question se fasse par écrit (par mail ou par courrier). Le vote est à exprimer de manière claire (oui, non ou abstention). Vous ne pourrez pas l’assortir d’une condition ou l’émettre de façon dubitative.

Il est également possible de consulter les associés par visioconférence ou par conférence téléphonique jusqu’au 31 juillet prochain. Mais pour pouvoir prétendre à cette facilité, il faut répondre à quelques critères. Il est nécessaire que les moyens techniques adoptés permettent d’identifier les participants. Ces derniers, pour pouvoir prendre part à la consultation, doivent s’identifier par le biais d’un code fourni avant l’assemblée.

Pour obtenir des informations plus détaillées au sujet de ces mesures d’assouplissement, veuillez vous rapprocher d’un expert-comptable. Ce professionnel vous fournira de plus amples renseignements et conseils au sujet de ces facilités, mais également sur d’autres assouplissements pouvant concerner votre entreprise.

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